[활용 사례] 회사의 정책 변경, 동의서 전자계약으로 편하게 받기, 사람들 찾아다니면서 서명 안 받아도 됨😊

 

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안녕하세요.

전자계약서비스 이싸인온입니다. 😊

 

회사에서 제도를 새롭게 만들거나 기존 정책을 변경했다면
직원들에게 변경 내용을 정확하게 안내하고,
필요한 경우 확인이나 동의 절차를 진행해야 합니다.

 

직원 수가 많다면 종이 동의서를 한 명씩 배포하고 다시 회수하기보다
전자계약을 활용해 직원별로 동의서를 발송하고
진행 상태와 완료 문서를 관리할 수 있습니다.

 

오늘은 정책 변경 시 어떤 내용을 확인해야 하는지,
그리고 정책 변경 동의서를 어떻게 관리하면 좋은지 살펴보겠습니다.

 

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정책이 변경되면 동의서를 받아야 하나요?

 

정책을 변경한다고 해서 모든 경우에
동의서를 반드시 작성해야 하는 것은 아닙니다.

 

변경되는 내용, 기존 근로조건과의 관계,
취업규칙 반영 여부 등에 따라
필요한 절차가 달라질 수 있습니다.

 

특히 기존 근로조건보다 불리하게 변경되는 내용이 있다면
단순히 변경 내용을 공지하는 것만으로 처리하기보다
관련 법령과 회사의 취업규칙을 확인하여
필요한 절차를 진행하는 것이 중요합니다.

 

 

정책을 변경할 때는 먼저

 

기존 정책과 변경 정책의 차이
↓
적용 대상
↓
시행일
↓
필요한 동의 절차

 

순서로 확인하는 것이 좋습니다.

 

정책 변경 동의서에는 무엇을 작성해야 할까요?

 

정책 변경 동의서는 직원이 무엇이 변경되는지
쉽게 이해할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.

 

변경되는 제도

어떤 제도가 변경되는지 명확하게 표시합니다.

 

변경 전·후 내용

기존 정책과 변경되는 정책을 비교할 수 있도록 작성하면
직원이 변경 내용을 이해하기 쉽습니다.

 

적용 대상

전 직원에게 적용되는지,
특정 직군이나 근무 형태에만 적용되는지 등을 표시합니다.

 

시행일

새로운 휴가 정책이 언제부터 적용되는지
정확한 날짜를 작성합니다.

 

변경 내용 확인 및 동의

근로자가 해당 내용을 확인했음을 표시할 수 있는
문구와 서명란을 준비합니다.

 

변경 내용이 복잡하다면 긴 문장으로 설명하기보다
‘변경 전 / 변경 후’ 형태로 정리하는 것도 좋은 방법입니다.

 

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직원이 많아지면 동의서 관리도 복잡해집니다

 

직원이 몇 명이라면 동의서를 직접 전달하고
회수하는 것도 어렵지 않습니다.

하지만 직원이 수십 명, 수백 명이라면 이야기가 달라집니다.

 

누구에게 동의서를 보냈는지,
누가 내용을 확인했는지,
아직 서명하지 않은 직원은 누구인지
하나씩 확인해야 하기 때문입니다.

 

이메일 첨부파일이나 종이 문서를 이용한다면
완료된 문서를 다시 취합하고
직원별로 분류해 보관하는 작업도 필요합니다.

 

정책 변경이 한 번으로 끝나는 것도 아닙니다.

여러 정책이 변경될 때마다 같은 작업이 반복될 수 있습니다.

 

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휴가 정책 변경 동의서도 전자계약으로 관리할 수 있습니다.

 

이싸인온을 이용하면 직원에게 전달해야 하는
정책 변경 동의서를 전자 문서로 만들어 발송할 수 있습니다.

 

반복해서 사용하는 동의서는 템플릿으로 준비하고,
직원이 많다면 대량 전송 기능을 이용해
여러 명에게 한 번에 전달할 수도 있습니다.

 

발송 후에는 문서 진행 상태를 확인할 수 있기 때문에
아직 서명을 완료하지 않은 직원도 확인할 수 있습니다.

 

직원은 전달받은 문서를 확인하고
필요한 내용을 작성한 뒤 전자서명하면 됩니다.

 

서명이 모두 완료된 문서는
다시 종이로 출력하거나 스캔해 취합할 필요 없이
전자 문서 형태로 관리할 수 있습니다.

 

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휴가 정책 변경 동의서부터 각종 인사 관련 동의서까지,

반복되는 서명 업무를 보다 간편하게 관리하고 싶다면
이싸인온을 활용해 보세요. 🙂

 

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전자계약 도입이 고민되신다면,
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생각하고 고민하겠습니다.

 

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